Jak poprawnie rozliczać kierowców Uber, Bolt, FreeNow

Będąc partnerem rozliczeniowym lub partnerem flotowym kierowców aplikacji taksówkowych takich jak Uber, Bolt, FreeNow, Opti stajesz przed wieloma wyzwaniami związanymi ze sprawną obsługą Twoich kierowców, a najważniejszym z nich jest terminowe i poprawne rozliczanie się z nimi, czyli obsługę ich wypłat. W tym artykule wyjaśnimy podstawowe zagadnienia związane ze sposobem naliczania kwot do wypłaty na podstawie danych przekazywanych przez dostawców poszczególnych aplikacji taksówkowych. Zapraszamy do lektury!

Podstawę do okresowego rozliczania partnera z obsługiwanymi przez niego kierowcami stanowią informacje zawarte w plikach przekazywanych przez poszczególnych dostawców aplikacji przewozowych/taksówkowych oraz aktualnie panujący w Polsce system prawno-podatkowy. Sposób rozliczenia konkretnego kierowcy zależy od przyjętego przez niego modelu współpracy oraz jego statusu. Najogólniej wyróżnić można trzy przypadki:

• kierowca posiadający własną działalność gospodarczą (będący płatnikiem podatku VAT),
• kierowca posiadający własną działalność gospodarczą nie będący płatnikiem podatku VAT,
• kierowca zatrudniony na podstawie umowy cywilno-prawnej lub umowy o pracę,
• kierowca zatrudniony na podstawie umowy cywilno-prawnej lub umowy o pracę, ale nie opłacający składek ZUS (na przykład student lub osoba zatrudniona na etacie u innego pracodawcy).

Niezależnie jednak od powyższych wariantów naliczenie kwot należnych kierowcom w danym okresie rozliczeniowym zawsze składa się z 4 etapów:

1. Naliczenie przychodu i prowizji z aplikacji (jednej lub kilku), "na których jeździł" dany kierowca,
2. Uwzględnienie kosztów powstałych w danym okresie rozliczeniowym oraz prowizji należnej Partnerowi za obsługę danego kierowcy,
3. Obliczenie podziału zwrotu podatku VAT,
4. Wyliczenie wartości przelewów za wynagrodzenie danego kierowcy.

Poniżej przedstawiamy szczegóły dotyczące każdego z tych etapów.

1. Naliczenie przychodu i prowizji z każdej z aplikacji

Dla Uber:

1. Wartość przejazdów z aplikacji Uber (suma wartości przejazdów, bonusów i innych),
2. Gotówka pobrana przez kierowcę podczas przejazdów w aplikacji Uber,
3. Prowizja dla Uber,
4. Naliczenie podatku VAT (zgodnie z ustalonym jego podziałem) w przypadku, gdy kierowca nie jest jego płatnikem.

Kwota Uber = 1 - 2 - 3 - 4

Dla Bolt:

1. Wartość przejazdów z aplikacji Bolt (suma wartości przejazdów, bonusów i innych),
2. Gotówka pobrana przez kierowcę podczas przejazdów w aplikacji Bolt,
3. Prowizja dla Bolt,
4. Naliczenie podatku VAT (zgodnie z ustalonym jego podziałem) w przypadku, gdy kierowca nie jest jego płatnikiem.

Kwota Bolt = 1 - 2 - 3 - 4

Dla FreeNow:

1. Wartość przejazdów z aplikacji FreeNow (suma wartości przejazdów, bonusów i innych),
2. Gotówka pobrana przez kierowcę podczas przejazdów w aplikacji FreeNow,
3. Prowizja dla FreeNow,
4. Naliczenie podatku VAT (zgodnie z ustalonym jego podziałem) w przypadku, gdy kierowca nie jest jego płatnikiem.

Kwota FreeNow = 1 - 2 - 3 - 4

Kwota z wszystkich aplikacji = Kwota Uber + Kwota Bolt + Kwota FreeNow

2. Uwzględnienie kosztów i prowizji partnera

Następnie Kwota z wszystkich aplikacji podlega pomniejszeniu o koszty miesięczne, koszty poniesione w danym okresie rozliczeniowym i o prowizję partnera. Zwykle, w zależności od przyjętego przez partnera modelu rozliczeń z kierowcami, koszty te mogą zawierać:

• Naliczany raz w miesiącu koszt umowy między partnerem, a danym kierowcą (są to zwykle realne koszty ponoszone przez partnera na obsługę kierowcy - np. ZUS),
• Prowizja partnera za obsługę danego kierowcy - prowizja ta kształtowana jest w bardzo różny sposób i wynika z cenników obsługi kierowców prezentowanych zwykle na stronach internetowych partnerów; najczęściej są to następujące warianty: stała prowizja miesięczna, stała prowizja naliczana przy każdorazowym rozliczeniu danego kierowcy, prowizja zależna od liczby aplikacji wykorzystanych przez kierowcę w danym okresie rozliczeniowym, prowizja definiowana niezależnie dla każdej aplikacji użytej w danym okresie rozliczeniowym, prowizja za każdy dzień faktycznej pracy (aktywności) danego kierowcy,
• Inne koszty zarejestrowane dla danego kierowcy doliczane do każdego rozliczenia okresowego,
• Faktury za które płaci kierowca, np. paliwo, naprawy i eksploatacja pojazdu, dla których obliczany jest jedynie podział VATu,
• Faktury za które płaci partner (np. karty paliwowe udostępnione kierowcy).

3. Zwrot podatku VAT

W przypadku, gdy kierowca ponosi koszty związane z eksploatacją pojazdu (tak swojego, który wynajął partnerowi, jak i samochodu partnera wynajętego kierowcy) udokumentowane fakturą VAT ma możliwość otrzymania zwrotu podatku VAT uiszczonego podczas opłacania przez niego faktury. Zwykle jest to 50% całości podatku i jest to regulowane odpowiednimi przepisami podatkowymi.

4. Realizacja przelewów z wynagrodzeniem

Realizacja przelewów stanowi ostatni etap okresowego rozliczenia z kierowcą. Wysokość wypłaty za dany okres wynika bezpośrednio ze składowych przedstawionych we wcześniejszych punktach. Niektórzy partnerzy oferują kierowcom możliwość realizacji przelewów za danych okres z podziałem na różne konta bankowe należące do kierowcy. Umożliwia to rozdzielenie wartości przychodu wynikającej z najmu samochodu od przychodu pochodzącego z realizacji umowy zlecenia. Dodatkowo częstym przypadkiem jest realizacja osobnych przelewów stanowiących 75% wartości kosztów wynikających z umowy najmu krótkoterminowego pojazdu na taksówkę, co wynika bezpośrednio z przepisów prawa podatkowego.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że lektura niniejszego artykułu pomogła Ci zrozumieć podstawy sposobów współpracy i poprawnego rozliczania się z kierowcami aplikacji taksówkowych Uber, Bolt, FreeNow. Jak widać zagadnienia te są dość złożone, co wynika z mnogości wariantów możliwości zatrudniania kierowców, interpretacji aktualnego ładu prawnego, a w szczególności przepisów podatkowych oraz, co najważniejsze, potrzeby stworzenia atrakcyjnej i elastycznej oferty (implementacji różnych sposobów rozliczeń w zależności od oczekiwań kierowcy) potrafiącej zachęcić kierowców do podjęcia współpracy właśnie z Tobą. Jeśli jeszcze nie wszystko jest jasne, być może nasz osobny artykuł pokazujący rozliczenie kierowcy na konkretnych przykładach i kwotach pozwoli Ci zrozumieć te złożone zagadnienia jeszcze lepiej.

CABIO działając na polskim rynku od kilku już lat i współpracując z wieloma partnerami rozliczeniowymi i flotowymi, poza innymi funkcjonalnościami, umożliwia właśnie ułatwienie i automatyzację procesu rozliczania się z kierowcami zgodnie z większością sposobów używanych przez polskich partnerów. Dodatkowo wspiera automatyzację przelewów zbiorowych zarówno za pomocą bankowej aplikacji na telefon, jak też aplikacji w przeglądarce internetowej, a kierowcy mają możliwość elektronicznego przekazywania faktur, których wartości uwzględniane są automatycznie w ich rozliczaniu. Używając poniższego formularza możesz łatwo skontaktować się z nami w celu umówienia na bezpłatną prezentację platformy i porozmawiania o możliwościach i kierunkach współpracy.

Jeśli ciągle nie jesteś przekonany czy warto zacząć z nami współpracować koniecznie powinieneś przeczytać jeszcze jeden artykuł.

Więcej informacji o platformie CABIO możesz przeczytać w innym artykule, który przygotowaliśmy specjalnie dla Ciebie. A jeśli jesteś, lub zamierzasz zostać, partnerem flotowym być może znajdziesz dla siebie coś ciekawego w artykule dotyczącym optymalnego wyboru modelu pojazdu jeśli chodzi o taksówkę.